Kvalita databáze kontaktů a klientů je přímo úměrná efektivitě obchodních, marketingových i servisních aktivit. Neudržovaná data, především v podobě duplicitních záznamů, představují skrytý náklad, který snižuje výkonnost týmu a zkresluje pohled na realitu. Bohemia CRM Professional nabízí robustní nástroje nejen pro správu dat, ale i pro jejich aktivní čištění a prevenci vzniku nepořádku.
Proč jsou duplicity tichým nepřítelem vašeho byznysu?
Na první pohled se může zdát, že několik zdvojených kontaktů v Adresáři není vážný problém. Opak je pravdou. Duplicitní záznamy systematicky podkopávají klíčové firemní procesy:
-
Zmatek v obchodním týmu: Dva obchodníci mohou nezávisle na sobě kontaktovat stejného klienta ohledně téže příležitosti, aniž by o sobě věděli. To působí neprofesionálně a snižuje efektivitu modulu Obchod.
-
Neefektivní marketing: Odesíláte stejné marketingové sdělení (např. newsletter nebo pozvánku na akci) jedné osobě vícekrát. To nejen zvyšuje náklady na kampaně, ale také obtěžuje zákazníky.
-
Nekompletní servisní historie: Pokud k jednomu klientovi existují dva záznamy, servisní požadavky a historie zásahů v modulu Servis mohou být roztříštěné. Technik tak nemá kompletní 360° pohled a nemůže poskytnout nejlepší službu.
-
Zkreslené reporty: Veškeré statistiky a manažerské přehledy jsou založeny na datech. Duplicity uměle navyšují počet kontaktů a zkreslují klíčové metriky, jako je konverzní poměr nebo hodnota zákazníka.
Jak Bohemia CRM Professional řeší detekci a slučování duplicit
Jádrem řešení problému je mít nástroj, který dokáže duplicity nejen najít, ale také je bezpečně a bez ztráty dat vyřešit.
Automatická detekce při vkládání
Prevence je vždy efektivnější než následné řešení. Bohemia CRM Professional proto disponuje mechanismy, které hlídají vznik duplicit již při zakládání nového záznamu v Adresáři. Systém může automaticky kontrolovat shodu na základě klíčových polí, jako jsou:
-
IČO (u firem)
-
E-mailová adresa
-
Telefonní číslo
Pokud systém identifikuje potenciální shodu, upozorní uživatele a nabídne mu možnost zkontrolovat stávající záznam, místo aby vytvořil nový.
Nástroj pro slučování záznamů
Pokud již duplicity v databázi existují (například v důsledku importu dat z různých zdrojů), přichází na řadu funkce pro slučování záznamů. Tento proces je v Bohemia CRM navržen tak, aby byl bezpečný a zachoval veškerá historická data.
Proces obvykle vypadá následovně:
-
Identifikace: Uživatel (nebo administrátor) vyhledá a označí duplicitní záznamy, které chce sloučit (např. "Jan Novák" a "Novák Jan" se stejným e-mailem).
-
Výběr hlavního záznamu: Systém vás vyzve k určení, který ze záznamů bude "hlavní" (Master Record). To je ten, který v databázi zůstane.
-
Přesun vazeb: Veškeré související aktivity, dokumenty, obchodní případy, servisní požadavky a historie komunikace z duplicitních (rušených) záznamů se automaticky převedou pod hlavní záznam.
-
Archivace/Odstranění: Původní duplicitní záznamy jsou po úspěšném přesunu všech dat bezpečně odstraněny nebo archivovány.
Výsledkem je jediný, kompletní a "čistý" záznam, který obsahuje veškerou historii interakcí s daným klientem.
Prevence pomocí pracovních procesů (Workflow)
Samotné nástroje na slučování řeší následek, nikoli příčinu. Skutečně čistá databáze vyžaduje nastavení jasných pravidel. K tomu slouží modul Pracovní procesy (Workflow).
Pomocí workflow lze v Bohemia CRM automatizovat kontrolní mechanismy. Můžete například nastavit proces, který:
-
Vyžaduje kontrolu: Při založení nového kontaktu s e-mailovou doménou, která již v systému existuje, automaticky vytvoří úkol pro administrátora databáze, aby záznam zkontroloval.
-
Standardizuje data: Automaticky převede telefonní čísla do jednotného formátu (např. s předvolbou +420) nebo sjednotí zápis názvů firem.
-
Řídí importy: Definuje přísná pravidla pro import dat z externích souborů, včetně povinné kontroly duplicit podle IČO nebo e-mailu před samotným nahráním do systému.
Doporučení pro udržení čisté databáze
-
Určete správce dat: Ve firmě by měla být jasně určená osoba (nebo tým) zodpovědná za kvalitu dat v CRM.
-
Školte uživatele: Zajistěte, aby všichni uživatelé, kteří pracují s modulem Adresář, znali správné postupy pro zakládání kontaktů a věděli, jak reagovat na upozornění o duplicitě.
-
Provádějte pravidelný audit: Využijte nástroje Bohemia CRM Professional k pravidelnému vyhledávání potenciálních duplicit (např. jednou za čtvrtletí) a jejich pročištění.
-
Využijte pracovní procesy: Nechte automatizaci pracovat za vás. Nastavte si workflow pro kontrolu dat na vstupech (nové záznamy, importy) a ušetřete si práci s budoucím čištěním.
Udržování čisté databáze není jednorázový úkol, ale nepřetržitý proces. Bohemia CRM Professional vám dává do rukou všechny potřebné nástroje, aby byla vaše data vždy přesná, spolehlivá a připravená podpořit váš růst.